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招聘时的“秘密武器”—员工背景调查

标签:简历招聘工作  发布时间:2014-08-21  阅读数:3012人

2006年,美国法院以窃取商业秘密的罪名,宣判可口可乐公司前秘书何亚?威廉斯8年监禁。威廉斯是可口可乐公司的一个秘书,进入可口可乐公司时,人力资源部门没有对其进行背景调查。进入公司后,他以秘书的职位级别低微为有利条件,窃取可口可乐公司的机密商业文件、产品样品和核心配方,并试图将该机密出售给百事可乐公司。虽然该行为最终被可口可乐公司发现,但是这个事件也为可口可乐敲响了警钟。


该事件过后,可口可乐公司人力资源部门反省,如果当初不因为该员工的职位低,而忽略了对其进行背景调查,就能发现这个秘书曾经在原工作经历中有过类似的盗窃行为,该事件也不会发生,不会对公司造成名誉损失。因此,完备的员工背景调查,能将公司的声誉风险降到最低,而且能够有效地预防欺诈行为的发生。


由此可见,为了提高招聘效率,降低企业用人风险,背景调查就成为了招聘过程中必不可少的一个环节。通过背景调查,企业可以更清楚的证实应聘者在简历、申请表 或面试中提供的信息是否真实,搜集应聘者可能不愿陈述、但与工作要求息息相关的其他信息,以及求证应聘者是否为公司真正需要的人才。所以,招聘过程中的背景调查在很大程度上决定了招聘工作的成败,可谓是企业招聘过程中的一项“秘密武器”。


在欧美国家,背景调查已经成为招聘过程中必不可少的一个环节。根据2007年的一项调查显示,在美国93%以上的公司在招聘中采用背景调查,除要求应聘者提供推荐信以及每次的离职证明等来核实其背景资料外,其中80%的公司招聘中高层经理或核心岗位人员时都会通过专业背景调查公司进行调查。但是,在国内不少 公司对此却没有引起足够的重视。正因为此,一些求职者随意编造工作经历,到处招摇撞骗,让不少单位深受其害。


背景调查的前期准备


企业在对候选人进行背景调查之前,需要收集、准备调查所需资源。此阶段是最为关键的基础准备工作,包含候选人提供的原始基本信息、证明人确立、职位特性分析、分析报告的可执行比率等步骤。在信息获取时,设计专用的信息收集流程和模板,全面收集应聘候选人信息,以保证背景调查顺利实施。职位特性的分析有助于 更好的设计报告问题,针对不同职位设计不同的问题,从而来考察在面试中无法验证的一些信息。具体来说:


· 在应聘者填写《应聘登记表》时,就要求应聘者填写完整和其有工作关系的证明人姓名及联系方式。

· 为尊重应聘者,做背景调查之前,一定要告知应聘者:为避免法律风险,保证其过去经历的真实性,公司对所有入职员工都要做背景调查。


背景调查的主要方式


一是电话调查。


公司通过对求职者原工作企业的相关人员进行电话寻访,了解其在原公司的工作时间、工作岗位、工作表现和离职原因等,在极其有限的时间内了解求职者一些重要信息,从而为录用与否提供参考。电话寻访的优点是快捷、便利,可以在很短的时间内掌握求职者的基本情况;缺点是受时间限制,获得的信息量较小。


二是问卷调查。


把 设计好的背景调查问卷通过邮箱或传真发送给求职者原公司的相关人员,请其在一定时间内给予回复。问卷调查发出后要及时进行电话跟踪,确认问卷是否收到,并确认问卷的反馈时间。问卷调查的优点是信息全面,准确度高;缺点是耗费的时间较长。有的证明人担心引起不必要的纠纷,不愿意以书面形式对求职者进行评价, 导致问卷得不到回复,还有的证明人是只对调查表中的部分信息给予反馈。


三是网络调查。


现在越来越多的招聘官会通过博客、微博、QQ空间及人人网等社交网站来了解求职者的相关信息,为录用决定做参考。这些信息或者是在媒体上公开发表的和求职者相关的采访、谈话、文章等内容,或者是求职者本人的网络空间,不存在窥探个人隐私问题。但是适用人群比较受限,因为不是每个人都会有网络记录,另外真实性 也有待评估。


四是委托调查机构调查。


企业在进行员工背景调查时,往往操作起来费时费力,且由于很多员工来自竞争对手,在实施员工背景调查时无法获得其人力资源部的配合和支持。另外,企业的人力资源部由于调查手法单一、技术不专业,无法保证调查出来的结果的真实性和有效性。因此,对于部分核心和重要岗位,很多企业会委托外部的调查机构去做员工背 景调查,调查机构利用自身的数据库和专业工具,迅速调查清楚被调查者的背景信息,且能保证员工背景调查报告客观、可信。但是委托调查公司进行员工背景调查 需要花费较大的费用,给企业带来较大的人力成本压力,调查对象的适用范围不是特别广。总之,对核心岗位的拟录用者进行员工背景调查势在必行,员工背景调查 的方法有很多,但是在做员工背景调查时要注意保护被调查者的隐私和尊重被调查者,同时调查时尽可能多的听取多方意见,确保调查结果合理、合法、客观和有 效。


背景调查的注意事项


背景调查如果操作不当可能损害应聘者利益,影响公司的雇主形象。为了避免主观因素的影响,让背景调查结果更客观,在做背景调查时,一般要向求职者单位人力资源部门调查,求职者上级主管、同事和客户作为补充。因为人力资源部门更能够站在中立的角度上客观地评价员工,这样可以避免上下级共同做假欺骗的事情发生。 具体来说,在背景调查操作中要注意以下几点:


要点一:告知应聘人,获得允许和理解


背景调查在一定程度上可能触犯了应聘者的隐私,为了互相的全面了解,获得互相合作的机会,在征得应聘者的允许和理解下可以进行。在做背景调查之前,往往会和 被调查者事先签订一份“背景调查授权书”,这样做的目的是即保证对被调查的尊重,同时也可以作为说服被咨询对象接受询问的有力的授权证明。


要点二:不对应聘人未离职的单位进行调查


如果向候选人正在受雇用的公司了解情况,会给应聘者的工作带来不便。因此,在做背景调查时,不宜贸然对正在受雇的公司进行背景调查,可以通过其他方式了解相关信息,而不要带来对应聘者的不便。


要点三:在面试过程确定背景调查的重点


应聘者的很多信息可以通过面试对应聘者进一步收集,通过判断,对于面试中应聘者提供中有疑点的在背景调查时需进行核实。如工作时间、在工作中承担的角色、工作的真实业绩等,这些方面的疑点需要在面试时就进行记录,作为为背景调查的重点。


在进行工作经历背景调查时,一般重点对最近两份工作的经历进行了解与核实。如果最近两次经历时间都不长,而且受雇的公司比较多,可以重点调查5年内的工作经历,因为最近的工作经历能更好的反应目前的能力状态。同时,对于经常换工作的应聘者,需要更多了解应聘者离职原因。


要点四:背景调查一定要彻底全面。


背景调查一定要做彻底,不能草草了事。首先要有调查计划,确定调查内容及调查方式,然后再通过正式渠道展开调查。总之,调查一定要系统全面。背景调查对象不要太多,一般只对重要职位进行背景调查。限定要调查问题的范围,主要对于求职者工作情况有关的方面进行调查,而无关的特别是涉及到个人隐私的问题,要坚决避免。应该优先选取求职者的前上司或同事进行调查,由于这些人跟求职者有最多的工作接触,对求职者的品行、能力、工作态度有更深刻的了解。


要点五:电话调查时把握重点,礼貌有效提问


调查人员做背景调查时应简单的自我介绍,要礼貌、语言得体。充分考虑背景调查信息提供者的时间,把握重点,对于对方时间紧急的,提问也不必面面俱到。


要点六:慎用调查结果


通过背景调查可以得到关于求职者的各种情况,这些情况既有客观情况,也会有诸如关于被调查者的性格等主观性较强的内容。由于有些调查结果的主观程度较强,在决定是否录用时,要慎用这些调查结果,要尽可能使用实事来进行决策。尤其在应聘者与原工作单位存在纷争,或与调查者交恶时,对方都可能出于报复提供不利于应聘者的信息。这时,企业需要给应聘者解释的机会,并通过其他途径甄别信息的真伪。背景调查并不是万能的,错误和失真有时难以避免。但如果将背景调查同其他甄别手段相结合,就会大大提高选择的正确度。


总而言之,背景调查是一项非常专业的工作。在做背景调查的过程中,企业人力资源人员要树立起职业形象,打造公司雇主品牌。同时,做足准备,灵活调查,让背景调查成为企业招聘的“过滤器”,去粗取精,去伪存真,为企业招聘到真正优秀的人才。


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